Cómo organizar un Torneo de Voley Playa paso a paso. Punto 1

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El principal motivo de realizar este macro artículo es que se acerca el final de año, los ayuntamientos y empresas privada cierran sus presupuestos de cara al año venidero y hay que moverse rápido para que se reserve algo para el evento que pensamos organizar.

La organización de un torneo de voley playa es una tarea muy costosa que requiere de una energía y esfuerzo extra, a pesar de que el evento sólo dure unos pocos días, incluso horas.

Este artículo va dirigido a dos tipos de personas, por un lado a aquellas personas amantes del voley playa que su intención es homenajear al voley playa con un día de fiesta por todo lo grande, independientemente del nivel que tengan, y por otro lado están aquellas personas que quieran hacer negocio con un evento de este tipo, en ambos casos el beneficiado final es el voley playa sólo hay que hacerlo con cabeza.

Lo que se va a desarrollar es un modelo de un evento de voley playa a lo grande con ejemplos prácticos, luego cada uno con sus posibilidades y disponibilidad hará lo que pueda, lo único que tendrá que hacer es eliminar pasos y materiales para adaptarlo a sus necesidades.

La estructura de este artículo será la siguiente:

  1. Consideraciones previas
  2. Realización de cálculos y estimaciones de todo tipo
  3. Realización de un proyecto o anteproyecto
  4. Reunión con el ayuntamiento
  5. Una vez acabado, Presentación del proyecto al ayuntamiento
  6. Reunión con el Servicio Provincial de Costas
  7. Búsqueda de patrocinio
  8. Búsqueda del material para el evento y lugar dónde se almacenará los días previos al montaje
  9. Promoción, tanto para empresas como para jugadores
  10. Coordinar los equipos de montaje
  11. Montaje de la infraestructura
  12. Todo lo referente a la competición
  13. Desmontaje de la infraestructura
  14. Devolución del material

 

  1. Consideraciones previas

En este apartado veremos qué objetivos tenemos, cuáles son nuestros medios y disponibilidad, cómo actúan las administraciones ante un evento de este tipo, ect.

¿Qué objetivos tenemos?

  • La organización de un torneo de voley playa
  • Montar un torneo donde se dé un espectáculo y se promocione el deporte
  • Montar una serie de torneos, es decir, un circuito donde se realicen varios torneos en una temporada
  • Sacar un beneficio económico del evento o eventos
  • Pasar un buen rato con los amigos

Desde luego estos son sólo unos ejemplos, como en todo el artículo, servirá como referencia.

¿Dónde se va a realizar el evento?

  • Habrá que tener una idea de dónde se realizará el torneo

Esto es importante en tanto que si se quiere hacer un evento en una zona donde no hay palos habrá que trasladarlos o montar kits y eso es un sobre coste añadido, no sólo a la hora de moverlos sino también de personal.

  • Si lo haces en un lugar apartado de la playa los patrocinadores no te apoyarán, ya que no pasará gente y habrá que financiarse con la inscripción de los jugadores
  • Trata de que sea un lugar con concurrencia visible para todo el público, hay que recordar que el espectáculo sólo está para atraer gente y que miren la publicidad, en pocas palabras a mayor espectáculo mayor número de gente y mayor es el efecto de la publicidad
  • Busca lugares nivelados con fácil acceso, si no se tiene no estarán a gusto ni jugadores ni espectadores
  • Poner las canchas lo más cerca posible del paseo, hoy en día casi todas las playas tienen paseo, lo normal es que las canchas fijas no estén tan cerca pero se pueden colocar kits, es fundamental que el público casi oiga el aliento del jugador

¿De qué manera se va a realizar el evento?

  • Para mí este es un gran error en cuanto a la organización de torneos de una cierta envergadura, se está comprobando que ni el campeonato del mundo es capaz de llenar una cancha ni en la final, en esta tesitura no os compliquéis la vida con gradas grandes, ni siquiera con gradas, lo importante es el paseante, tened en cuenta que es un deporte minoritario y que el 90 % de la gente no sabe las reglas, enfrascar a la gente en una cancha sólo para ver jugadoras y músculos no se mantiene mucho en el tiempo. Hay que aprovechar la plasticidad del deporte, al que le guste el deporte y lo entienda que se siente en las gradas, si las hay, o en la arena. El hecho de meter a gente en un recinto sólo puede acoger a cierto número de personas, además hay que poner reclamos en los paseos y eso ya es un sobre coste, el paseante se queda un tiempo y se va, así se puede abarcar a miles de personas.

¿A qué hora se va a realizar el evento?

  • Otro error frecuente en los campeonatos es el hecho de jugar un evento diario, es decir, que dure todo un día, en verano es una pérdida de tiempo de cara a la publicidad, cuando hace calor la gente no sale, es mejor concentrar el evento en las horas en que la gente esté en la playa. Para esto lo mejor es separar la gente en niveles, durante el día poner como una fase de clasificación para que por la tarde jueguen los mejores y den el espectáculo para el público pero sin que estén abrasados por el sol y el día a 40ºC.
  • Hay que hacer bien los cálculos para que se pueda disputar el torneo en su totalidad antes de que caiga la noche.

 

¿Qué modalidad es la más adecuada?

  • Depende de lo que uno quiera, yo soy partidario de montar una buena infraestructura y aprovecharla lo máximo posible, con esto lo mejor es separar las modalidades por día, es decir, un sábado 4x4 y un domingo 2x2, si hay más días, como un festivo, se puede hacer un 3x3 pero eso es mucha casualidad, incluso se puede hacer un Rey de la Playa, que es apasionante.
  • Para aprovechar más todavía la infraestructura durante los días previos se pueden dar eventos para aprendizaje, y torneos con jugadores locales para que puedan jugar en el fin de semana pero siempre aprovechando la máxima afluencia de público.

¿De qué nivel será mi torneo?

  • Mezclar gente con distinto nivel es un error más que se ve en los torneos, hay que grabarse a sangre esta frase para los organizadores "la igualdad es lo que vende", separar a la gente por niveles como sea, buscar la manera de poner a los jugadores de menor nivel en otra modalidad como aficionados, amateurs, semiprofesionales o profesionales, y que sólo los mejores suban de nivel. Con esto conseguiremos que los mejores jueguen al final del día con la máxima afluencia de público, esto se puede hacer incluso en un sólo día con cuadros de doble eliminatoria por cada modalidad.

¿Qué fechas son las adecuadas?

  • Lamentablemente nos encontramos con otro gran error pero esta vez es sólo parcial. La fecha de celebración de un evento es importante, en mi opinión habrá que escogerla en función de la cantidad de público que se concentre en la zona. Lo normal es que sea en verano, los días son más largos, el tiempo es estable y hay mucho público, se pueden contratar exhibiciones en otras fechas para promocionar el deporte.
  • Voy a permitirme el lujo de contar una anécdota que me ocurrió cuando era bueno, en navidad del año 2.003, en aquella hacía unos 24ºC en la playa, montamos al lado del paseo en Valencia en la playa de las Arenas, todos los que jugábamos teníamos nivel 2 o 3, nos dio por montar un marcador y un compañero lesionado se puso a llevar la cuenta y a arbitrar con un silbato para hacer la gracia, al final del primer set la gente no cabía en el paseo, tenía que salirse por fuera porque la gente estaba quieta mirando como jugábamos; al final de cada set la gente aplaudía mientras nosotros completábamos la modalidad de Rey de la Playa, yo calculo que había más de 400 personas allí clavadas mirando. Se estima que cada domingo en la playa de Valencia pasan alrededor de 25.000 personas como mínimo y en condiciones normales de temperatura y sol, a lo largo de la mañana.

¿De qué medios dispongo?

  • Es importante saber de qué medios se dispone, redes, bolas, líneas, patrocinadores, bebida, etc., en función de una lista que se tendrá en cuenta la dimensión a la que podemos optar actualmente
  • Después hay que hacer una lista objetivo con lo que queremos y ver si se puede conseguir todo lo que marca el objetivo
  • La diferencia será lo que habrá que luchar para conseguir, a veces ocurre que mientras luchas por algo viene algo mejor, pero si no lo luchas nunca lo sabrás

¿De cuánto tiempo dispongo?

  • La persona o personas que decidan organizar un evento de voley playa deberán cumplir varios requisitos:
    1. Disponer de por lo menos una mañana a la semana, esto es para concertar entrevistas con patrocinadores y poder presentar su proyecto
    2. Energía suficiente para mover a otras personas que colaboren, hay que asumir que ningún proyecto, sea del tipo que sea, se puede llevar adelante sin personal de apoyo, el organizador bricolage no funciona bien, en pocas palabras, ser un poco líder
    3. Debe conocer el juego
    4. Debe crear un buen producto, hacer un proyecto bueno donde la viabilidad sea lo único importante, no se puede poner dinero de nuestro bolsillo bajo ningún concepto. Esta es la diferencia entre un buen torneo y un torneo donde van jugadores y se montan una redes sin más
    5. Debe tener conocimientos de marketing, o asesorarse adecuadamente si quiere sacar rentabilidad del evento
    6. Tener don de gentes, ser un buen relaciones públicas
    7. Superar las adversidades, uno no se puede venir abajo por cualquier "no" que den, sólo es la otra cara del "sí" que es lo que lo que buscamos
    8. Tener paciencia, todo esto lleva un proceso, lento en ocasiones, y hay que tener confianza en uno mismo
    9. Ser un buen vendedor, como todo en la vida hay que vender para sacar rentabilidad de algo, para esto hay que crear un buen producto y saber presentarlo tanto a las empresas públicas como a las privadas



Si cumples con estos requisitos o si puedes hacer que otros puedan cubrir tus deficiencias
¡enhorabuena eres un potencial organizador de torneos de voley playa!
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Ángel Ruiz

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